So versuche ich, meinen Arbeitsalltag zu organisieren

Ich liebe es, Dinge aufzubauen und voranzubringen. Aktuell besteht mein Arbeitsalltag aus drei Bereichen. Ich bin als Vikar (angehender Pastor) in meiner Baptistengemeinde angestellt und darf das Gemeindeleben visionär gestalten. Meine zweite Teilzeitanstellung habe ich hier bei STAYONFIRE. Ebenso ein absolutes Herzensprojekt, welches ich voranbringen darf. Als Drittes baue ich nebenberuflich ein kleines Gewerbe auf, welches Werbevideos für Unternehmen produziert. Insbesondere für Facebook, Instagram und Websites. Nennt sich Schindlerclip. 😉

Ein solcher Arbeitsalltag birgt die Gefahr, sich zu verzetteln. Ohne Frage! Doch ehrlich gesagt liebe ich die Herausforderung, alles bestmöglich unter eine Hut zu bekommen. Ich liebe gute Organisation und habe eine Abneigung dagegen, den folgenden Satz zu sagen: „Das geht nicht!“ Tatsächlich schafft man mehr als gedacht, wenn ein gutes organisatorisches System dahintersteckt.

Ich möchte dir heute davon erzählen, wie ich versuche, meinen Arbeitsalltag zu organisieren. Das klappt mal sehr gut, doch ein andermal ist es wiederum ziemlich herausfordernd. Ziel dieses Blogbeitrags soll es sein, dich authentisch in diesem Bereich zu inspirieren.

Einige Punkte sind mir dabei noch wichtig: Ich rede in diesem Beitrag weniger von Methoden, sondern von Prinzipien und organisatorischen Abläufen. Diese haben sich nicht über Nacht eingestellt, sondern wachsen, erweitern und passen sich kontinuierlich an. Außerdem ist mir wichtig zu sagen, dass diese Prinzipien und Abläufe nicht für jeden von uns passen. Jeder von uns ist anders und hat einen eigenen individuellen Arbeitsalltag. Das sollte berücksichtigt werden! Und zu guter Letzt möchte ich betonen, dass ich selbst auch noch auf dem Weg bin. Auch in meinem Alltag geht einiges drunter und drüber. Organisation bedeutet auch Dynamik. Man plant, und dann passiert das Leben.

Kontext (Abgrenzung):

Die Organisation meines Alltags beginnt damit, dass ich in klaren Kontexten denke. Ich arbeite in den wenigsten Fällen zeitgleich in zwei Kontexten. Stattdessen versuche ich, die Bereiche klar voneinander zu trennen. Separate To-do-Listen, spezifische Kalenderfarben, E-Mail-Adressen und klar festgelegte Arbeitszeiten für den jeweiligen Kontext.

Wenn ich für die Gemeinde arbeite, dann hat STAYONFIRE Pause, genauso andersherum. Scheinbar dringende Angelegenheiten sind in den wenigsten Fällen wirklich so dringend, dass man sie nicht auch etwas später bearbeiten könnte. Bei mir hat es sich angeboten, die Kontexte jeweils auf Vor- und Nachmittage zu verteilen.

Arbeite nicht reaktiv („Oh, jetzt drückt der Schuh insbesondere in diesem Kontext, also los!“), sondern arbeite proaktiv („Ich habe meine festen Zeiten für den jeweiligen Kontext“). So wird der Schuh auch langfristig weniger drücken, wenn jeder Kontext seine eigene festgelegte Zeit hat.

Projekte (Priorisierung):

Bevor ich mich um die einzelnen Aufgaben in dem jeweiligen Kontext kümmere, versuche ich, ein größeres Bild zu bekommen. Ich bemühe mich, in Projekten zu denken und zu planen. Bei der Arbeit mit Gemeinde, STAYONFIRE und Schindlerclip fallen so viele kleine Aufgaben (insbesondere Kommunikationsaufgaben) an, dass es dazu kommen kann, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht.

Deshalb führe ich neben meiner To-do-Liste, in der ich wirklich jede Kleinigkeit aufschreibe – dazu später mehr, ein Board mit meinen aktuellen Projekten. Dadurch entstehen im Idealfall Prioritäten, die mir im normalen Arbeitsalltag helfen, das Wichtige vom Dringlichen zu unterscheiden. Das klappt mal besser, mal schlechter. Es bleibt stets ein Kampf, doch er lohnt sich! Von den Projekten geht es dann weiter zu sogenannten Timeboxes.

Timeboxing (Systematisierung):

Ich bin der Meinung, dass Projekte bzw. Priorisierungen ein entsprechendes System brauchen, in dem diese umgesetzt werden können. Dinge zu planen, ist die eine Sache, sie umzusetzen, ist eine ganz andere. Was hilft mir bei der Umsetzung? Timeboxing!

Was meine ich damit? Nun, meine gesamte Arbeitswoche ist in Timeboxes (Zeitfenster) aufgeteilt. Wenn ich es mir als Pastor beispielsweise zu einer Priorität gemacht habe, Senioren aus unserer Gemeinde anzurufen, dann gibt es dafür eine konkrete Timebox in meiner Woche. In diesem Zeitfenster tue ich nichts anderes. Dieses Zeitfenster ist als wiederkehrender Termin in der Woche fest eingeplant.

Ähnlich läuft es mit der Predigtvorbereitung. Ich bereite die Predigt für den Sonntag nicht reaktiv vor, sondern ich habe in der Woche (aktuell) drei festgesetzte Timeboxes, in denen ich Predigten vorbereite. Unabhängig davon, ob ich am Sonntag eine Predigt halten muss oder nicht. Ich habe ein System geschaffen, welches es mir ermöglicht, mit weniger Stress langfristig und tiefgehend meine Predigten vorzubereiten.

Diese Art der Organisation kommt insbesondere auch bei Nachrichten und E-Mails zum Tragen. Ich beantworte Nachrichten im Normalfall nicht, wenn sie reinkommen, sondern erst dann, wenn ich mich in der Timebox für Nachrichten befinde. Ausgenommen sind Nachrichten, die eine sofortige Rückmeldung benötigen, doch das tun die wenigsten.

Nach diesem Timeboxing-Muster habe ich meine gesamte Woche mit wiederkehrenden Terminen bzw. Timeboxes geplant. Natürlich gibt es auch Freiräume für Meetings und unerwartete Dinge. Doch selbst dafür habe ich eine Timebox geplant, die ich „Open Space“ nenne. Wenn dann beispielsweise ein Meeting anfällt, ändere ich den Timebox-Titel einfach von „Open Space“ zu dem jeweiligen Meeting-Betreff. Fertig. Wenn kein Meeting anfällt, arbeite ich in den „Open Space“-Timeboxes all das ab, was sonst liegen geblieben ist. Ich bin stetig dabei, die Timeboxes so anzupassen, dass sie für meinen Alltag passen.

Aufgaben (Einordnung):

Zu guter Letzt kommen die Aufgaben. Dazu sei vorneweg gesagt, dass ich mir wirklich jede noch so kleine Aufgabe aufschreibe und sie einem Arbeitstag zuordne. Das bedeutet, dass ich mir sicher sein kann, dass alle Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt in meinem System wieder aufploppen. So muss ich sie nicht in meinem Kopf behalten.

Das bedeutet wiederum auch, dass enorm viele wiederkehrende und einmalige Aufgaben meine To-do-Listen füllen. Deshalb habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, jeden Morgen 10 Minuten meiner Zeit zu nehmen, um die anstehenden Aufgaben in die jeweiligen Timeboxes des Tages einzuordnen (das geht übrigens prima mit Google Kalender und Google Task). Da Aufgaben und Timeboxes aufeinander abgestimmt sind, passt das auch in den meisten Fällen richtig gut zur Tagesplanung.

So könnte es dann beispielsweise laufen: Am Montag, während ich gerade Minuten-Impulse für STAYONFIRE schreibe, fällt mir ein, dass ich noch eine bestimmte Rechnung unserer Buchhaltung schicken muss. Ich schnappe mir mein Smartphone und trage eine Aufgabe diesbezüglich ein und terminiere sie auf Mittwoch, weil die nächste Timebox für „Finanzen & Fundraising“ an diesem Tag liegt. Am Mittwochmorgen schaue ich mir dann die Aufgaben für den Tag an und schiebe „Rechnung an Buchhaltung schicken“ mit anderen Finanzaufgaben in die entsprechende Timebox von 12:30 Uhr bis 13:30 Uhr, woraufhin ich die Aufgabe in dem Zeitfenster dann erledige.

Zusammengefasst:

Es gäbe noch viel zu sagen, doch für den Moment soll es das erst mal gewesen sein. Mit diesen vier Bausteinen (Kontexte, Projekte, Timeboxing und Aufgaben) organisiere ich meinen Arbeitsalltag weitestgehend. Natürlich läuft wie gesagt nicht immer alles rund. Und das ist auch in Ordnung. Organisation lebt von der Anpassung und Dynamik. Doch mir hilft dieses Grundgerüst dabei, einen stabilen Stand im Arbeitsalltag zu haben.

Du entscheidest, ob und, wenn ja, welchen dieser vier Bausteine du in deinem Arbeitsalltag mehr Raum geben möchtest. Experimentiere, scheitere, versuche neu und finde deinen individuellen Weg.

Auch wenn es heute mehr um die praktische Organisation von Dingen ging, sollten wir niemals vergessen, Gott in diesen Prozess einzubeziehen. Das wäre noch mal ein Thema für sich. Für heute wollte ich den Fokus bewusst auf die ganz praktische Seite des Organisierens legen.